互聯網時代,快速發展的技術帶來巨大便利,也給我們帶來了很多未曾遇到,且尚未解決的問題:

  • 獲取資訊的成本越來越低,但處理資訊的能力卻沒有多少變化。
  • 資訊的類型和數量越來越多,但整理分類資訊的方式也沒有優化到非常方便。
  • 看新聞與影片的感受越來越好,但面對手機成癮或電腦成癮卻沒有什麼改善的方式。
  • 遇到任何問題能隨時隨地的Google一下,但也越來越不重視知識的消化。

常見的解決方式

面對問題,每個人都有自己的辦法,對於資訊消化,我們得來太容易,也不懂的珍惜,學以致用也越來越少發生,可能在偶然想起時,又重新打開Google頁面在查找一次。又或是覺得生活上遇到太多雜七雜八無關緊要的資訊,可能是廣告、業配文推銷、娛樂媒體新聞等,嚴重影響生活該有的原則與規律,我以前也試過幾種錯誤的辦法,舉例幾種對於資訊處理的方式如下,來看看你是不是躺著也中槍:

  • 斷捨離,取消關注、退訂閱、直接把app刪掉、刪除[email protected],將無法駕駑的資訊全部通通關閉,一種掩耳盜鈴的方式,反正眼不見為淨。
  • 老師說做筆記很重要,我隨手拿張廢紙抄一下,或是去書局挑我喜歡的筆記本,一下又覺得手寫字太醜,我還是跟上時代的腳步用數位筆記好了,電子手帳也是好好看呀!有人推薦哪個付費app好用我也買來試試看,東換西換,我的資料都跑去哪裡了?又要重新開始了。
  • 算了,佛系管理吧~我放棄了,解脫得自在……呈現無我狀態,排山倒海的、雜亂無章的我都逆來順受吧!一切交給命運安排。

以上這些方式就是我自己的親身經歷,每一種選擇都有利也有弊,很多人到最後的選擇都變質了,應該要是解決問題怎麼都變成逃避問題?是不是都認爲時間是最好的解藥?反正隨著時間的推移,問題可能會自然消失?

資訊爆炸的高效管理術

在不段嘗試的過程中,我看了很多書,也試過很多方式,像神農試百草般不斷摸索,整理出來一個原則:不論幹大事或只是柴米油鹽醬醋茶的日常生活,都需要先制定規則、實際經驗累積、改善作業流程,最後就可以總結出自己的一套方法。很多人聽到任何名詞前冠上”管理”這個動詞就覺得大事不妙,感覺事態嚴重或覺得只有高階主管才需要做到管理這個部分,其實不然,生活中大小事都需要管理,今天就從資訊這個面向開始介紹我自己的管理妙方吧!可能不一定適合你,但你可以試試看,說不定經過你改良後,更能實質幫助你的生活!

六步驟資訊管理法

蒐集→處理→吸收→整理→檢索→輸出

沒錯!就只要六個步驟就可以將資訊完整的安排到適合自己的位置,不論是腦容量或電腦硬碟,這些被咀嚼過的資訊都有一個屬於自己的家。接下來我會介紹如何講每一個步驟細膩的處理,不要忘了!慢慢來比較快!這是我從『成功,從聚焦一件事開始:不流失專注力的減法原則』中閱讀到的精華!

蒐集
  • 確定方向,知道自己到底要搜尋哪些訊息,提升對某一個主題的敏感度。
  • 巴菲特曾經說過:人生就像滾雪球,只要找到濕的雪與很長的坡道,雪球就會越滾越大,關鍵是-盡快捏起第一顆雪球,然後滾起來!
  • 不畏資訊管理而資訊管理,管理只是一個方式並非目的,我們之所以關注核心的資訊,做到獵手的程度,都是為了提升自己在某專業領域的能力,解決問題,突破自我並實質提供方法幫助相同遇到困難的人!

處理
  • GTD(get thing done),想想你都花時間做到第一步驟的蒐集了,千萬別虎頭蛇尾的以為大功告成,反正資訊在手上也不會跑掉,相信我,可能過了一個小時你吃完飯之後你就將它拋之腦後,等到想到需要用到資訊的時候,我明明記得我有看過,然後我現在找不到的這種悔恨產生。
  • 先把重點畫起來,想像一下自己需要的是什麼並且轉述成自己能理解的內容,總結一下消化並吸收,將資訊歸類,轉移到自己的記事本內。
  • 養成規律的資訊管理習慣,因為我們在資訊爆炸的時代下,未來只會有無窮的知識,碎片化的學習。
  • 不要給太多選擇來折磨自己,大多數人都有選擇障礙
  • 生活很多樣化,制定一套適合的系統,做人要有原則!自律等同自由!

吸收
  • 每個人需要的東西都不一樣,同樣一件事常常都一體多面,需要接收並且消化後才能成為自己的養分。
  • 最好的資訊吸收方式不是一直重複、存在電腦手機裡反正不會消失、記憶等同內化,我們已經離開校園就等同逃離背誦了,不用制式的像工作一樣背價格,我們要吸收的資訊是能夠實質在生活上提供幫助的!
  • 學習從來就不是一件輕鬆愉快的事情,但要嘗試樂在其中,因為學了可以讓我們更快樂!不是說一定要考上好的學校才能夠賺大錢,有些資訊創造的知識,比課本上的還受用!
整理
  • 地球上的每寸土地都有標準的經緯度,花花世界裡也有排列組合,你所擁有的知識是如此可貴,其實資訊也是需要需要色香味俱全的,花點時間去分類,用自己喜歡的方式劃分,閱讀起來容易,要回顧也比較方便。
  • 資訊管理未必是要紙本才有辦法保存,都已經是什麼年代了?相信大家都有手機或是電腦,網路上也有很多雲端硬碟可以儲存,更多保存方法未來也會詳細提供。
  • 從筆記到大綱,建構你的資訊知識庫,當我們開始建構對一個領域的認知,在一段大量資訊攝取的階段之後,我們會由廣到精。

檢索
  • 在第四部整理的結果,有完整的資訊內容,但來日方長,或許改天需要將這份資訊再次運用,或是需要更高端的資訊來補充,可以改良搜索的關鍵字、縮小範圍來搜尋。
  • 訂製一套屬於自己命名系統,看得清楚分得明白。
  • 掌握搜索關鍵字和安裝搜索的工具,有很多電腦程式或本身的系統就可以提供很大的幫助,若是紙本歸類,也可以採取掃描後再存在電腦或硬碟裡,不怕一萬只怕萬一,任何事都要有plan B比較保險,如果只想用紙本,市售很多文具也可以減少資訊再次搜索時找不到當初的筆記而煩惱。
輸出
  • output比input重要,有老師曾告訴我,當你學通學精了可以教別人的時候,就代表你會了。
  • 用思維導圖的方式,用一張圖完整詮釋自己現有的知識地圖。
  • 都已經忙了那麼多,從蒐集、處理、吸收、整理到檢索,你已經花了比別人多的時間投入在這個領域,我們的目的不是為了一個變得很會管理資訊的人,生活管理家是為了要在生活上,利用管理來提供實質的幫助!比上不足比下有餘在這時候未必是普通或不好,可以運用自己所擁有的資訊,不論寫文章、分享動態、留言、跟朋友分享或其他將資訊可以透過自己的能量去做傳遞,生活是繽紛的,分享是快樂的!

另外,在這裡我也想提供四種資訊篩選的方法:

  1. 確定自己的核心,關心主題就好,取消低質量且不相關的資訊來源,莫忘初衷,因為分心比專心還容易。
  2. 設定各資訊平台的資訊來源,通過對內容的生產者、關鍵字或話題等等設置關閉,不要以為滿滿的大平台就可以更容易找到自己想要的,現在的搜索引擎都足夠強大,沒有必要的東西盡可能的忽略。
  3. 輕重緩急四象限要分類清楚,緊急且重要、緊急但不重要、不急但重要、不急也不重要,優先閱讀和隨便看看要辨別,別讓時間悄悄消逝。
  4. 根據資訊的內容,選擇不同的資訊類型管理方式,依照自己的偏好來做決定。

希望這篇文章有幫助到對於活在資訊爆炸時代下的閨蜜們有幫助,如果看完有任何心得感想或是有其他不錯的管理方法都可以在本文下方留言,亦或是可以寫郵件給我,我每天都會自己看且回覆!